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Post Covid/New Work: Das Büro neu zu denken, ist keine Option – es ist unumgänglich

Sven Bietau (geschäftsführender Gesellschafter bei CSMM – architecture matters) im Gespräch mit Christian Zingg (Chief Product Owner bei RIO) über die Zukunft des Büros. (Ausführliche Information zu den Autoren finden Sie am Ende des Artikels)

Der Begriff „Arbeitswelt“ ist vor der Pandemie allzu oft auf seine äußere Erscheinung reduziert worden. Die aktuelle Situation erinnert Unternehmen jedoch eindrücklich daran, dass die Werte des Unternehmens mit der Gestaltung des Büros in Einklang sein müssen. Die Probleme durch das ständige Wechselspiel zwischen Arbeitskultur, Tätigkeitsfelder und Büroraum treten durch die Pandemie gerade deutlicher zu Tage – die Diskussion zur Notwendigkeit einer neu gedachten Arbeitswelt ist allerdings alt.

Heute hat Home-Office durch die verbesserten technischen Voraussetzungen einen extremen Akzeptanzschub erfahren: Wir von CSMM sehen darin eine große Chance, die viel individuelle Freiheit mit sich bringt. Endlich haben wir die Möglichkeit, von unterschiedlichen Orten aus zu arbeiten, können uns die Zeit flexibler einteilen. Durch die aktuelle Situation verändert sich die Gewichtung zwischen Konzentration und Kommunikation – eine gute Balance muss durch ein durchdachtes Bürokonzept ermöglicht werden. Da das konzentrierte Arbeiten gerade oft im Home-Office stattfindet, müssen gemeinsame kommunikative Büroflächen für den Austausch unter Mitarbeiter*innen und Kunden sorgen und so gleichzeitig eine starke Identifikation mit dem Unternehmen fördern. Daran, wie gut auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen eingegangen wird, misst sich am Ende auch der Erfolg eines Unternehmens.

Bei CSMM begreifen wir die Konzeption neuer Arbeitswelten als interdisziplinären Prozess. Wir freuen uns deshalb, dass wir Unternehmen beim Aus- und Umbau von Büroflächen begleiten dürfen, denn das gemeinsame Reflektieren zeigt vor allem eines: Ein Büro ist nie fertig. Es ist immer in Bewegung und muss sich den immer wieder neuen Anforderungen anpassen können. Das Büro der Zukunft ist kein rein physischer Ort mehr. Durch das Home-Office findet viel im virtuellen Raum statt, doch was verbindet die Belegschaft am Ende mit dem Unternehmen? Identifikation, intrinsische Motivation, sowie die Werte des Unternehmens dienen als kultureller Klebstoff, ohne den „Büro“ nicht möglich ist – weder real noch virtuell.

Gemeinsam mit RIO aus dem Hause TRATON (das mit seinen digitalen Services auf der gleichnamigen RIO Plattform am Transport- und Logistik-Ökosystem der Zukunft arbeitet) erarbeiteten wir ein Bürokonzept, das jetzt weiterentwickelt wird.

Wir sprechen mit Christian Zingg, Head of Operational Excellence & Agile Mastery über Herausforderungen und Erkenntnisse von New Work. Das Ergebnis war überraschend: Anfangs waren wir davon ausgegangen, dass es gestalterische Aspekte wären, die das Post-Corona-Büro definieren würden. Während der Diskussion ist uns klar geworden, dass es vor allem um Managementmethoden, Führung, Kultur und – den Menschen – geht.

Wir, Sven Bietau von CSMM und Christian Zingg von RIO, sind davon überzeugt, dass Veränderung und wirtschaftliche Herausforderungen auch eine Chance für eine neu gedachte Arbeitswelt sein kann, ein Ort an dem wir uns in Zukunft wohl fühlen können. Wir haben unsere Gedanken und Learning in sechs Thesen zusammen gefasst und freuen uns, diese mit Ihnen zu teilen.

 

These 1:
Es müssen physische und digitale Räume der Sozialisation geschaffen werden

Jeder kennt das Phänomen: Der beste Teil der Party findet in immer in der Küche statt. Dieser eigentlich so unperfekte Raum, wo das Geschirr herumsteht und nebenbei gewuselt wird ist der beliebteste Ort, denn hier finden die interessantesten Gespräche statt. „Wir haben in unserem Büro eine große Küche gebaut und einen Meeting-Raum dafür eingerissen. Sie wurde extrem genutzt“, erinnert sich Christian Zingg an die Zeit vor Covid-19. Die Büroküche war zu einer Kern-Begegnungsfläche geworden – wie in vielen Unternehmen. Ein Ort, an dem sich Menschen gern aufhalten. Obwohl jeder seinen festen Arbeitsplatz hatte, war es oft so, dass man sich zum Arbeiten dann doch in die Küche als Ort der Kommunikation gesetzt hat. „Wir hatten ein Kommunikationskonzept, bei dem unser Management immer in der Küche Themen vorstellt, die RIO gerade bewegen. Zudem haben die Teams dort Themen präsentiert, die vielleicht für alle spannend sind“, sagt Christian Zingg. Die Küche als Ort des Austauschs und Kreativität funktioniert also auch im Büro. Durch Covid fielen diese Treffen weg und schnell wurde klar, dass Videokonferenzen diesen physischen Begegnungsort nicht ersetzen können.

Das Problem: Soziale Vereinsamung und Isolation. Das analoge Küchengespräch lässt sich nicht durch kurzen Smalltalk vor der Business-Videokonferenz ersetzen.

Die Lösung: RIO hat ein Konzept namens „Connect@RIO“ eingeführt. Die Idee hinter dem freiwilligen Format: Wöchentlich zu einer festen Zeit trifft sich eine Stunde lang ein zufälliges Paar aus der Organisation. Die beiden RIOaner treffen sich in virtueller Runde oder im Office. Einzige Bedingung: Die Mitarbeiter dürfen nicht über Arbeitsthemen sprechen! „Das wurde sehr gut angenommen. Es ist zwar nur ein kleiner Baustein, aber ein wichtiges Zeichen, das weit über den Smalltalk vor oder nach Videokonferenzen hinausgeht.“ Wir sind uns sicher, dass die Küche, wenn die Pandemie überwunden ist, wieder ihre Wichtigkeit erhalten wird.


These 2:
Wer rechtzeitig das Mindset abgleicht, passt langfristig besser zusammen – in guten wie in schlechten Zeiten.

Unternehmen, die erfolgreich aus der Krise herauskommen wollen, brauchen nicht nur Mitarbeiter, sondern Unternehmer. Das funktioniert in größeren Konzernen meist schlechter, da sich die Belegschaft dort noch typischerweise in Silos organisiert und denkt. „Wir haben vor vier Jahren den Schalter umgelegt und gesagt: Wir als Organisation wollen eine Kultur, in der das Arbeiten Spaß macht, in der wir attraktiv sind für gute Mitarbeiter. Smarte Menschen, die mit Begeisterung daran mitwirken, unsere Vision zu erreichen, sind unser Erfolgsfaktor“, sagt Christian Zingg. Der erste Umbau des Büros durch CSMM unterstützt das Umlegen des Schalters mit.

Zunächst war kein kompletter Umbau angestrebt, sondern die Veränderung einzelner Bereiche. Da RIO aus dem Konzern MAN hervorgegangen war, versuchte man, mit dem Vorhandenen zu leben – also mit Standardmobiliar und mit Einzelbüros. Das funktionierte aber nicht. „Wir hatten damals schon Teams, die zusammensitzen wollten, weil sie den ganzen Tag gemeinsam entwickeln“, sagt Christian Zingg. Das Unternehmen war von Arbeitsweise und Mentalität so aufgestellt, dass es ein Open-Plan-Büro besser fand als einzelne Zellen. Also wurde weiter optimiert. Erster Schritt: Führungskräfte sitzen nicht mehr mit ihrer Assistenz in Einzelbüros, sondern zusammen als Team in einem offenen Büro. CSMM hat diese offene Struktur gemeinsam mit RIO-Mitarbeiter*innen geplant und umgesetzt – und war deshalb ein voller Erfolg. Seitdem werden alle Projekte gemeinsam, agil und auf Augenhöhe erarbeitet.

„Über den Erfolg entscheidet aber nicht nur die optimale Bürostruktur. Man muss Mitarbeiter*innen finden, die das Büro zum Leben erwecken und es weiterentwickeln“, ist Christian Zingg überzeugt. Mehr denn je geht es um den vernünftigen Umgang mit Menschen. Ein transparenter, wertschätzender Umgang mit der Belegschaft und ein echtes Interesse an ihren Bedürfnissen und Interessen sind elementar. Schon beim Recruiting muss die entscheidende Frage lauten: Welche Mitarbeiter*innen passen heute und in Zukunft zum Unternehmen? Christian Zingg: „Wir befinden uns mittlerweile an dem Punkt, wo wir mit RIO für sehr gute Entwickler und andere Profile aus dem Bereich der Digitalisierung als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden. Genau diese sehen digitale Initiativen von großen Konzernen typischerweise eher kritisch. Sie lassen sich mittlerweile aber von der Vision und Kultur, der Technologie und Arbeitsweise von RIO bereits im Bewerbungsprozess anstecken.“

Das Problem: Die Ansprüche qualifizierter Mitarbeiter bleiben hoch, insbesondere im Bereich der Digitalisierung – und das auch, obwohl das Risiko einer Covid-bedingten Arbeitslosigkeit steigt. Gleichzeitig ist es heute wichtiger denn je, die richtigen Menschen zu finden, die zum Unternehmen passen.

Die Lösung: Agilität ist mehr als ein Wort. Organisationen, die agilen Ansprüchen in der Arbeitskultur tatsächlich gerecht werden, finden Mitarbeiter, die wirklich brennen. Agilität umfasst Haltungsfragen bis hin zur technischen Ausstattung. Christian Zingg: „Für unsere Entwickler ist es extrem motivierend, immer sehr aktuelle Technologien und Tools zu verwenden. Das fängt bei Kleinigkeiten, wie der Wahl des eigenen Arbeitswerkzeugs (Computer) an und geht bis hin zu Büroflächen, die voll auf die Anforderungen des Alltags optimiert sind. Unsere Teams befinden sich heute zu 100% im Home-Office und das funktioniert auch wunderbar. Zum Großteil liegt das aber daran, dass wir perfekt entwickelte Teams auf „Remote Betrieb“ umgestellt haben. Insbesondere für das „On-Boarding“ neuer Mitarbeiter, aber auch für regelmäßige reale Treffen von all unseren Teams hat das Büro als Ort der Begegnung aus unserer Sicht weiterhin eine hohe Relevanz.“


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Über die Autoren

Christian Zingg, Head of Operational Excellence & Agile Mastery. In seiner Rolle bei RIO ist er dafür verantwortlich, aus RIO ein wettbewerbsfähiges Software-Entwicklungsunternehmen zu formen. Konkret fallen darunter sowohl aktive Kulturentwicklung, die Weiterentwicklung der Unternehmenssteuerung, die Optimierung der Development-Teams und das Schaffen einer idealen Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter. RIO ist die Digitalmarke der TRATON GROUP, mit Sitz in München. Das Office in der Parkstadt Schwabing beherbergt normalerweise um die 100 Leute.

Sven Bietau, geschäftsführender Gesellschafter bei CSMM. CSMM versteht sich als Architektur- und Beratungsunternehmen, das sich auf zukunftsweisende Arbeitswelten und Büroimmobilien spezialisiert hat. Damit ist CSMM seit 18 Jahren national wie international sehr erfolgreich und heute eine der führenden Adressen in diesem Segment. CSMM begleitet Mieter und Nutzer von Gewerbeimmobilien bei allen kreativen wie ökonomischen Entscheidungen rund um das maßgeschneiderte Bürokonzept. Dazu zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl des Objektes, Organisationsanalysen, Arbeitsplatzstrategien, Um- und Einzug sowie die zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds.

These 3:
Die Werte schaffen den Raum für den Arbeits(t)raum

Ein vertrauensvoller Umgang ist das Fundament – für Erfolge im Büro und für Erfolge im Home-Office. Der Wertekanon gilt als enormer Erfolgsfaktor im analogen Büro. Mindestens genauso müssen jedoch die Werte im digitalen Berufsleben gelebt werden. Noch immer agieren heute viele Unternehmen mit dem Credo aus der Zeit der Industrialisierung, bei dem alles bis ins Detail überwacht, vorgegeben und optimiert ist.

Führungskräfte, die die Arbeit ihres Teams permanent kontrollieren haben nicht verstanden, dass diese Haltung für engagierte, gute Mitarbeiter*innen demotivierend ist. „Da loszulassen und zu hoffen, dass was zurückkommt, ist wirklich ein großer Schritt. Das ist der größte Teil der Transformation. Es ist schwierig, diesen Spagat zwischen Loslassen und Kontrolle zu schaffen. Gerade das ist aber wichtig, weil Unternehmen sonst einfach nicht attraktiv sind für die motivierten Mitarbeiter“, sagt Christian Zingg und ergänzt: „Man könnte den Eindruck gewinnen, dass unser Hauptziel ist, eine Wohlfühlorganisation zu schaffen. Das ist zu eindimensional gedacht. Wir glauben daran, dass sich Menschen in diesem Umfeld rasant schnell entwickeln und mit Begeisterung in einem Maß zum Unternehmenserfolg beitragen, der uns hilft, unsere Ziele gemeinsam schneller zu erreichen.“

Das Problem: Wieviel Kontrolle ist notwendig, um den Überblick über die Leistung der Mitarbeiter*innen nicht zu verlieren? Ein Negativbeispiel: In den USA gibt es Firmen, die zur besseren Beobachtung ihrer Angestellten dazu aufrufen, die Kamera den ganzen Tag anzulassen.

Die Lösung: Vertrauen und Verantwortung in die Teams verlagern.
Wir sollten nicht den Fehler machen, unseren Fokus auf die 5 % Mitarbeiter zu legen, sie sich typischerweise nicht an die Regeln halten. Unser Vertrauen und unsere Unterstützung sollte sich auf die restlichen 95 % der Belegschaft konzentrieren, die einen tollen Job machen. Diese Mitarbeiter*innen brauchen ein vertrauensvolles Umfeld, das sie zu kleinen Unternehmern mit Führungsverantwortung macht und so das Unternehmen voran bringt.


These 4:
Das Büro als Heimat ist der kulturelle Klebstoff eines erfolgreichen Unternehmens

Wozu überhaupt noch ein Office, wenn ein Großteil der Arbeit von zu Hause erledigt werden kann? Das Unternehmen RIO hat im Zuge der ersten Covid-19-Welle im März 2020 die Reißleine gezogen und alle Teams nach Hause geschickt, um sie nicht unnötigen Gefahren auszusetzen. Das ca. 2.000 Quadratmeter große Büro in München, im dem sonst bis zu 130 Mitarbeiter saßen: plötzlich verlassen. Der Lockdown schien auf den ersten Blick keinen Einfluss auf das Arbeitsergebnis zu haben. „Wir sind technisch perfekt ausgestattet – jeder könnte theoretisch von überall auf der Welt arbeiten. Es gab keinen Grund, die RIOaner zu zwingen ins Office zu kommen“, sagt Christian Zingg.
Relativ schnell hat sich herausgestellt, dass einige Dinge im Heimbüro sogar besser funktionieren als im Office – wie zum Beispiel das Remote-Programmieren im Pairing Modus. Dabei arbeiten jeweils zwei Entwickler hochkonzentriert an derselben Codebasis, um über ein Vier-Augen Prinzip Fehler zu vermeiden und sicherzustellen und die Codequalität hoch zu halten.
Problematisch dagegen: Die soziale Interaktion zwischen den Kolleg*innen und Teams bleibt auf der Strecke, das „Wir-Gefühl“ und die Identität zum Unternehmen nimmt ab.

Im Fall von RIO funktioniert es sogar vergleichsweise gut, was zum Großteil in anderen Unternehmen nicht der Fall ist. RIO stellt hier definitiv eine Ausnahme dar: Softwareentwickler haben per se ideale Vorraussetzungen für verteilte Mitarbeiter, die digitale Kommunikation ist für die Teams ohnehin Routine und die technischen Ausstattung auf höchstem Niveau.

Das Problem: Im Home-Office lässt sich problemlos die gleiche Arbeitsleistung erbringen, aber den Mitarbeiter*innen vermissen die menschliche Interaktion, der typische „Flurfunk“ fehlt. Die enge Verbindung zum Unternehmen, der „Klebstoff“ geht verloren.

Die Lösung: Nicht nur nach der Pandemie, sondern schon jetzt muss es zusätzliche On- und Offline-Formate wie „Connect@RIO“ geben, die auf die soziale Zugehörigkeit einzahlen. Das Büro wird immer als Ort der „analogen Begegnung“ bleiben und nicht an Relevanz verlieren. Wer sich jetzt auf die Anforderungen „danach“ vorbereitet, wird einen optimalen Ort der kollaborativen Zusammenarbeit und der sozialen Interaktion für seine Angestellten planen und so als optimalen kulturellen „Klebstoff“ fürs Unternehmen dienen.


These 5:
Agiles Arbeiten heißt auch agiles Büro – mehr Flexibilität in alle Richtungen

Ob ein Unternehmen morgen mehr oder weniger Fläche benötigt, lässt sich nicht pauschal sagen. Es kommt auf die Branche an und die Bedürfnisse. Unternehmen müssen zulassen, den aktuellen Status zu hinterfragen. Mehr denn je gilt der Satz, dass Büro kein statischer Zustand ist, sondern sich fortlaufend den sich verändernden Bedürfnissen anpassen muss. Sven Bietau von CSMM sagt: „Die Gestaltung und das Büro selbst sind Dienstleister für das Unternehmen und die Mitarbeitenden. Wir haben gemeinsam mit RIO deren Arbeitsprozesse und Abläufe analysiert und darauf basierend die für RIO bestmögliche Büro-Passform entwickelt und designt.“ Christian Zingg fügt hinzu: „Wir haben nie gesagt, ein Zustand darf nicht verändert oder angefasst werden. Unsere Teams haben das so gehandhabt, dass sie ihr Umfeld so radikal an sich anpassen, wie es gerade erforderlich ist. Deswegen sieht es auch heute aus, wie es aussieht.“ Ein Beispiel: Christian Zingg hatte sich vor einigen Jahren für spezielle Filz-Telefonzellen entschieden, die an die Wand geschraubt wurden. Das war mit Blick auf die Lärmentwicklung beim Telefonieren schlau gedacht. Allerdings hat sich herausgestellt, dass die RIOaner sie nicht nutzen. Also wurden sie wieder abgebaut.

Das Problem: Noch immer planen viele Unternehmen zu oft vom Reißbrett weg, anstatt vorher Teams und Arbeitsabläufe zu analysieren und zu hinterfragen. Je besser das gemeinsame Verständnis von Bedarf und Status quo bei Architekten und späterem Nutzer ist, desto besser lässt sich ein neues Arbeitsumfeld kreieren.

Die Lösung: Selbst die beste Analyse der Bedürfnisse kann nicht ausschließen, dass sich diese ändern, oder dass ein Angebot im Arbeitsalltag nicht funktioniert. Grundsätzlich muss Gestaltung prozessorientiert sein. Ein gutes Design muss Veränderungen aushalten. Ein Fundament dafür sind flexible Grundrisse und Büroausstattung, die sich umstellen und verändern lassen. Der wichtigste Faktor hier sind die Mitarbeitenden. Frühzeitige Einbindung in den Prozess hilft, nachhaltige Visionen und Konzepte zu entwickeln.


These 6:
Covid als Chance begreifen: Bestehende Gewohnheiten neu denken

Wenn Unternehmen über Digitalisierung im Unternehmen sprechen, darf dies nicht bei Videokonferenzen aufhören. Es muss das stetige Suchen nach digitalen Werkzeugen beinhalten, die die Arbeit unterstützen sowie Kreativität und Kommunikation fördern. Ein Beispiel können Tools wie MIRO sein, das RIO bereits vor dem Corona-Lockdown eingeführt hatte und auch für Workshops wunderbar funktioniert.

War RIO vor dem Lockdown ein Großabnehmer von „Post-its“ für Workshops, haben sich die Treffen ins Digitale verlagert. „Wir hatten einen irrsinnigen Verbrauch von „Post-its“, weil man sich daran gewöhnt hatte, einfach Wände voll zu kleben, Dinge zu visualisieren – was dann natürlich mit dem Lockdown nicht mehr möglich war“, sagt Christian Zingg.

Unternehmen sollten zulassen, Bestehendes in Frage zu stellen, Formate neu zu denken und damit auch Gewohnheiten über Bord zu werfen. Sven Bietau führt weiter: „Das gilt ebenso für klassische Konferenzen. Nach kurzen Anfangsschwierigkeiten in der Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten hat die Notwendigkeit, während der Pandemie Meetings online durchzuführen, zu sehr positiven Ergebnissen geführt. Viele werden effizienter und kürzer. Die Ergebnisse in den Workshops liegen digital bereits zur einfachen Weiterverwendung und Weitergabe vor. An- und Abreise fallen weg, was den Teilnehmenden Zeit spart und der Umwelt zugutekommt.“ Allerdings kommen die zwischenmenschlichen Beziehungen und der informelle Austausch an der Kaffeemaschine zu kurz. Nach der Pandemie wird viel der neuen Meeting-Kultur digital bleiben, während auch ein beträchtlicher Anteil der Treffen in die wirklichen Räume zurückkehren wird.

Das Problem: Bestehende Arbeitsweisen und Rituale sind durch die Pandemie nicht, oder nur eingeschränkt  möglich – hier müssen neue Lösungen erdacht werden.

Die Lösung: Neue Tools schaffen ein digitales Äquivalent – seine Komfortzone zu verlassen und sich auf die Veränderung einzulassen, kann aber Vorteile bringen. Sven Bietau: “Es ist wichtig den Mitarbeitenden Freiraum zu geben, neue Wege auszuprobieren, wie sich die bestehende Arbeit verbessern lässt: Learn from the best!“ Unternehmer sollten sich Offenheit für Veränderung bewahren und diese Haltung auch bei den Mitarbeitenden fördern. Sicherlich besteht hier ein großer Beratungsbedarf und die Expertise von Externen ist hilfreich und zielführend.

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