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Change Management Workshop by CSMM architects

Help, we’re going open plan!

Studies show loss of communication when spatial planing is wrong / productivity and satisfaction suffer without places for rest and retreat.

Munich, April 2019 – I’m a member of staff, get me out of here! The metamorphosis of the open-plan office did not end with the change from soulless typing factory to attractive working environment. “For good reason, the trend away from the individual office towards communal areas is continuing. However, some studies show that creativity, concentration, communication and well-being can suffer in badly planned open-plan offices,” explains Timo Brehme, founder and Managing Director of the consulting company CSMM, with regard to a current Harvard University investigation. According to this, direct conversations amongst employees can reduce by around 70 percent with the change to open space offices. At the same time, electronic communication via channels such as e-mails and messenger services had, in one case, increased by 20 to 50 percent. Productivity suffers as a result. There are a few things to consider when designing an office to ensure that employees don't immediately wish to escape from the open-plan office back into their individual offices. As an expert, Timo Brehme’s view is that architectural planning is not the only crucial factor in terms of success and failure.

Open Space ist mehr als Wände herausreißen

„Falsch ist, für ein Großraumbüro einfach die Wände herauszureißen. Fehlen Rückzugsräume, entwickeln Mitarbeiter mitunter Strategien und Abwehrreflexe, um der Überstimulation durch telefonierende Kollegen, Tastaturklackern oder Bürogänge zu entgehen. Ist das Großraumbüro von der Pike auf falsch geplant, lassen sich Mankos auch durch nachträgliche Lärmeindämmung oder Schönheitskorrekturen selten beheben. Gerade im Open Space braucht es ausreichend Platz für jeden Mitarbeiter, Rückzugsorte, Gemeinschaftsflächen, mobile IT-Technik und flexible Raumsysteme“, erklärt Timo Brehme. Wer Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte ausspart, reduziert, wie die Harvard-Studie zeigt, Teamarbeit und zwischenmenschliche Face-to-Face-Kommunikation – und erhöht die technische Verständigung via Mail und Messenger. Das wird auf Dauer unpersönlich und unproduktiv. Arbeitsabläufe sind dann gestört, die Kommunikation versiegt.

Ich bin ein Mitarbeiter, ich will da rein: Mitarbeiter in Change-Prozess einbeziehen

Schon in den Entscheidungsprozess für Großraumbüros sollten die Mitarbeiter einbezogen werden. Nichts ist schlimmer, als vor vollendete Tagsachen gestellt zu werden. Lange vor baulichen Veränderungen sollte der Umzug ins neue Büro bei Kollegen und Führungsetage im Kopf beginnen. „Wenn die Entscheidung zum Großraumbüro von oben durchgesetzt wird, kommt es oft zu Problemen. Vom Einzelbüro in den Open Space ist eine kulturelle 180-Grad-Wende.“ CSMM rät, rechtzeitig in jeder Abteilung einen Mitarbeiter zu identifizieren und dann gemeinsame Workshops durchzuführen. Zudem sollte der Betriebsrat einbezogen werden. Zu Beginn sind die Bürotätigkeiten zu analysieren – um darauf eine funktionale Flächenplanung aufzusetzen. Dazu gehört die Analyse der Verkehrswege. Brehme warnt, die Flächenreduktion in den Mittelpunkt zu stellen. Die Flächenkennwerte haben sich laut CSMM von früher 30 Quadratmeter pro Mitarbeiter auf aktuell rund 20 Quadratmeter pro Mitarbeiter verringert, was durch die Digitalisierung möglich ist. Deutlich geringere Kennwerte hält der Experte für kritisch. „In einer offenen Bürolandschaft braucht es zusätzliche Mehrwert- und Kollaborationsflächen. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen.“

Multispace: Flexibilität in der Raumgestaltung

Auch bei der Open-Space-Transformation verändern sich mit der Zeit die Ressourcenbedürfnisse. Unternehmen sollten wissen, dass der Umbau nicht der neue Status quo ist. Wichtig bleibt eine hohe Bandbreite an Raumoptionen, die von allen Mitarbeitern flexibel genutzt werden kann. Brehme: „Agile Arbeitsweisen und Arbeitsorganisationen wie Scrum brauchen agile Räume – und damit flexible Raumsysteme.“ Open Space heißt nach seinen Worten nicht, dass es keine Trennwände gibt. Im Gegenteil: Gefragt sind Flächenplanungen und Büromöbel, mit denen sich Räume schnell an die Ressourcenbedürfnisse anpassen lassen. „Wie sich die Teams abwechselnd zu kleinen und großen Funktionseinheiten zusammenfinden und verschiedenen Tätigkeiten nachgehen, müssen sich die Flächen schnell verändern können.“ Dazu gehört, die technische Infrastruktur bereitzustellen. „Wer ein längeres Telefonat führen möchte, braucht dafür heute Laptop und Schnurlostelefon, wenn andere Kollegen nicht gestört werden sollen. Ausschließlich stationärer Computer mit festem Telefonplatz im Großraum kann nicht funktionieren.“

Alte Arbeitsweisen verwerfen – New-Work-Regeln aufstellen

Behalten Angestellte, die über Jahrzehnte in Einzelbüros gearbeitet haben, bestimmte Verhaltensweisen bei, sind Probleme programmiert. Großraum verlangt Rücksicht. Längere Telefonate oder Meetings am Arbeitsplatz stören die Konzentration. „Wir empfehlen, klare Regeln zum Umzug aufzustellen. Zudem sollten Angestellte immer wieder auf eigens geschaffene Funktionsflächen hingewiesen werden – falls diese nicht von selbst angenommen werden.“ Brehme warnt davor, den Mitarbeiter selbst zum Sündenbock schlecht funktionierender Open Spaces zu machen. „Wer heute von Ablenkung spricht, sollte einen genauen Blick darauf werfen, wie sehr Apps und Gadgets den Konzentrationsfluss von Mitarbeitern stören. Der Kollege, der mal eben eine Frage hat, kommt deutlich seltener vor als eine aufblinkende Nachricht auf dem Smartphone oder eine Mailvorschau auf dem Rechner.“

Über CSMM (conceptsued° + Modal M)

CSMM versteht sich seit 16 Jahren als Beratungs- und Architekturunternehmen, das sich auf Büroimmobilien und Arbeitswelten im In- und Ausland spezialisiert hat.    
 
Mieter und Nutzer von Gewerbeimmobilien begleitet CSMM bei allen kreativen und rationalen Entscheidungen rund um das maßgeschneiderte Bürokonzept. Dazu zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl des Objektes, Organisationsanalysen, Arbeitsplatzstrategien, Um- und Einzug sowie die zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds. Darüber hinaus begleiten die Experten auf Wunsch Change-Management-Prozesse. Für Entwickler, Vermieter und Eigentümer entwirft und steuert CSMM als Berater und Planer sämtliche baulichen und kommunikativen Prozesse für den Um-, Aus- oder Neubau von Gewerbeimmobilien. Dazu zählen Standortbewertung, architektonische Gesamtplanung und kreative Vermarktungsstrategien.    
 
Die Entstehung der Marke CSMM – architecture matters im Jahr 2018 ist eine konsequente Weiterentwicklung der zuvor getrennt arbeitenden Unternehmen conceptsued GmbH (gegründet 2003) und Modal M GmbH (gegründet 2008). Ziel ist es, die Kompetenzen beider Häuser ganzheitlich anzubieten. Das 60-köpfige interdisziplinär und international zusammengesetzte Team von CSMM ist spezialisiert auf Büros, Hotels und Gastronomie jeder Größenordnung. Die Geschäftsführung obliegt Sven Bietau, Timo Brehme, Reiner Nowak und Malte Tschörtner. Neben dem Münchner Stammsitz agiert das Unternehmen auch mit Dependancen in Berlin, Frankfurt a.M. und Düsseldorf.    
 
CSMM ist Mitglied des Expertenpools der „Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen – DGNB“ sowie des Zentralen Immobilienausschusses – ZIA „New Ways of Working“.  Zudem im Forschungsbereich aktiv kooperiert das Unternehmen mit der Fakultät Architektur an der Ostbayerischen Technischen Hochschule und dem Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung. Darüber hinaus fördert CSMM die „Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung – gif e.V.“ und engagiert sich in der „Werte-Stiftung“.

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