Brainlab Beyond Work

Nina Eisenbrand
Beginnen wir mit einem Blick zurück: BRAINLAB ist im Januar 2017 hier in Riem eingezogen und hat sich eine ganz eigene Arbeitswelt kreiert – CSMM hat die ersten rund 25.000 Quadratmeter mitgestaltet. Wie würden Sie die Zusammenarbeit damals beschreiben?

Sven Bietau 
Wir kamen über eine Empfehlung zu BRAINLAB. Unsere Rolle war dabei weniger die einer klassischen Projektleitung, sondern vielmehr die eines Sparringspartners: Gemeinsam haben wir Ideen reflektiert, weiterentwickelt und mit unserer Expertise angereichert. Da BRAINLAB von Beginn an sehr klare Vorstellungen hatte, entwickelte sich eine konstruktive Zusammenarbeit, in der wir das Beste aus allen Ansätzen zusammenführen konnten.

Florian Hoffmann
Für uns war es entscheidend, Partner an der Seite zu haben, die Erfahrung mit solchen Prozessen mitbringen –schließlich baut man nicht jedes Jahr ein neues Headquarter. Wir brauchten jemanden, der unsere spezifischen Wünsche versteht und in funktionierende Konzepte übersetzt. So blieb der Prozess fokussiert und das Ergebnis überzeugt bis heute. Auch nach acht Jahren funktioniert das Grundkonzept unverändert. Natürlich passen wir Details an, etwa durch mehr Flex Spaces oder den Umzug einzelner Meetingräume, aber das Gesamtsystem bleibt stabil. Ich bin überzeugt, dass es auch in 15 Jahren noch tragfähig sein wird.

Sven Bietau 
Besonders spannend war, dass unser Konzept in einer Zeit entstand, in der viele Unternehmen auf große, offene Flächen setzten – Transparenz war das Schlagwort der Stunde. Wir haben jedoch bewusst einen anderen Weg gewählt und Räume geschaffen, die stärker teamorientiert sind. So entstanden Einheiten für acht bis zehn Personen mit individuell gestalteten Arbeitsplätzen – lebendig, durchdacht und ergänzt durch offene Kommunikationsbereiche. Hinzu kamen modulare Werkräume, die sich flexibel an die Bedürfnisse der Teams anpassen lassen. Auf diese Weise bot das Konzept von Anfang an eine Balance aus Struktur, Offenheit und Flexibilität – und unterstützt damit bis heute die Entwicklung hin zu mehr Konzentration und Zusammenarbeit.

Florian Hoffmann
Ein prägendes Thema war damals die Diskussion um die Fläche pro Arbeitsplatz. Während Google in München mit 13 bis 14 Quadratmetern als Maßstab galt, haben wir uns bewusst für rund 18 Quadratmeter entschieden – und das bewährt sich bis heute. Großzügige Teeküchen und Besprechungsräume sind weiterhin zentrale Elemente. Gleichzeitig haben wir eine klare Trennung zwischen klassischen Team-Räumen und sogenannten Werkräumen etabliert. Diese lassen sich frei gestalten, was die Teams intensiv nutzen. Viele ziehen sie inzwischen den traditionellen Besprechungsräumen vor, nicht zuletzt beeinflusst durch die Erfahrungen mit Homeoffice während der Pandemie. Diese Freiheit, Räume eigenständig anzupassen, ist zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden.

Nina Eisenbrand
BRAINLAB hatte schon früh eine klare Vision, lange bevor andere Unternehmen so weit waren. Woher kam dieser Weitblick?

Florian Hoffmann
Klassische Großraumbüros oder Cubicles haben uns nie überzeugt. Sie dienen der Effizienz, aber nicht den Menschen. Uns war es wichtig, dass auch Kolleg:innen, die nur selten im Haus sind, einen festen Platz haben, an den sie zurückkehren können. Deshalb gibt es bei uns klar zugeordnete Team-Bereiche – oft mit kleinen Maskottchen oder Symbolen, die Orientierung und Identifikation schaffen. Obwohl die Büros architektonisch ähnlich sind, weiß jeder sofort, wo sein Team sitzt. Ein anonymes Open-Office-Modell könnte dieses Zugehörigkeitsgefühl nicht bieten. Deshalb haben wir uns bewusst für Einzel-, Drei- und Acht-Personen-Büros entschieden – eine Struktur, die bis heute hervorragend funktioniert.

Nina Eisenbrand
Das war zu dieser Zeit ein ungewöhnlicher Schritt, denn ihr hattet in diesem Bereich ja noch keine Erfahrungen. Was hat euch dennoch die Sicherheit gegeben, diesen Weg einzuschlagen?

Sven Bietau 
Das alte Büro in Feldkirchen diente in dieser Hinsicht als Experimentierfeld. Dort gab es „Interactive Zones“, die gezielt Begegnungen und Austausch förderten, was uns wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft verschaffte. Parallel dazu wurde viel standardisiert: Raumgrößen unterschieden sich kaum, unabhängig davon, ob es sich um ein Achterbüro oder einen Besprechungsraum handelte. Kommunikationsflächen, Team- und Projekträume folgten klar definierten Standards, ergänzt durch einen Modulkatalog, aus dem sich die Teams ihre Ausstattung zusammenstellen konnten – und bereits am nächsten Tag arbeitsfähig waren. Diese systematische Herangehensweise prägt BRAINLAB bis heute und hat sich auch in anderen Projekten als langfristig tragfähig erwiesen

Florian Hoffmann
Ein wesentlicher Grund für unseren Umzug war, dass das Büro in Feldkirchen schlicht zu klein geworden war. Anstatt nachzuverdichten, nutzten wir die Gelegenheit, neue Konzepte auszuprobieren – etwa den „Jungle“, eine Mischung aus Zellenbüros und offenen Flächen. Danach folgten weitere Tests im Nachbargebäude und an anderen Standorten, beispielsweise in Tokio und in Chicago. Erst durch diese Erfahrungen konnten wir eine klare Vorstellung davon entwickeln, wie unser neues Hauptquartier aussehen sollte. Dafür haben wir sogar Musterräume in Originalgröße gebaut, um Proportionen, Materialien und Möblierung in der Realität zu testen. Dieser Aufwand hat sich am Ende klar ausgezahlt.

Nina Eisenbrand
Dieser Aufwand – von Experimenten wie dem „Jungle“ bis zu Musterräumen in Originalgröße – ging weit über reine Planung hinaus. Welche Wirkung hatte er auf die Arbeitsprozesse und auf die kulturelle Identität von BRAINLAB?

Florian Hoffmann
Er ist absolut zentral. Wir investieren bewusst in die Gestaltung unserer Arbeitsumgebung, weil sie Innovation fördert – und Innovation ist seit 36 Jahren unser Erfolgsfaktor. In einem hochkompetitiven Umfeld müssen wir uns ständig weiterentwickeln. Dafür brauchen wir Räume, die Kreativität und Austausch ermöglichen. Unser Gründer Stefan Vilsmeier hat das von Anfang an verstanden: Schon in Heimstetten und Feldkirchen ging es nie darum, einfach nur Arbeitsplätze bereitzustellen, sondern eine Umgebung zu schaffen, in der sich Menschen wohlfühlen. Möbel, Teeküchen, großzügige Flächen – alles wurde gezielt so gestaltet, dass Dialog und Zusammenarbeit entstehen. Transparenz spielt dabei eine große Rolle: Man sieht, wer im Büro ist und woran gearbeitet wird. Die Möglichkeit von zuhause zu arbeiten, gibt es bei uns, aber immer in Balance mit Präsenz. Aktuell sind es zwei Tage Homeoffice pro Woche, drei Tage im Büro. Bemerkenswert ist, dass viele Mitarbeitende freiwillig häufiger ins Büro kommen, weil sie den persönlichen Austausch schätzen.

Sven Bietau 
Genau darin liegt die Stärke: Das Büro schafft Identität und emotionale Bindung. BRAINLAB macht damit deutlich, dass das Unternehmen seine Mitarbeitenden wertschätzt – und das spürt man im Alltag. Wer Produkte entwickelt, die Leben retten, muss dieselben hohen Ansprüche auch an die eigene Arbeitsumgebung stellen. Deshalb gibt es bewusst gestaltete „Third Spaces“ – vom Eingangsbereich über das Gym bis hin zum Restaurant. Das sind Orte, die Begegnung ermöglichen, Kreativität fördern und die Unternehmenskultur lebendig halten.

Florian Hoffmann
Auch im Restaurant setzen wir konsequent auf Offenheit. Es gibt keine reservierten Tische, weder für Führungskräfte noch für Gäste. Jährlich empfangen wir rund tausend Besucher:innen aus aller Welt, die mitten unter den Mitarbeitenden essen und so unsere Kultur unmittelbar erleben. Selbst unser separates „Stüberl“ wird kaum reserviert. Bei größeren Veranstaltungen können Gäste sogar an den regulären Sportkursen teilnehmen – Seite an Seite mit unseren Kolleg:innen. All das spiegelt unsere Haltung wider: Innovation entsteht dort, wo Menschen einander begegnen.

Nina Eisenbrand
Wird das breite Angebot, das ihr bietet, von den Mitarbeitenden denn genutzt?

Florian Hoffmann
Ja, besonders morgens um sieben Uhr – eigentlich eine eher unbeliebte Zeit. Viele nutzen die Gelegenheit zum Beispiel, um vor den ersten Terminen um halb neun schnell noch eine Runde ins Gym zu gehen.

Nina Eisenbrand
Das klingt nach einer besonderen Gelegenheit, sich kennenzulernen.

Sven Bietau 
Genau. Es stärkt Wertschätzung und persönliche Bindung. In vielen Unternehmen hat die Digitalisierung den direkten Kontakt reduziert. Auch bei CSMM sorgen Sport und gemeinsame Erlebnisse für Identifikation mit dem Unternehmen. Selbst Besprechungen finden bewusst am großen Kaffeetresen statt – dort treffen junge Architekt:innen unmittelbar auf die Kolleg:innen, für die sie arbeiten. Das eröffnet einen ganz anderen Blick auf die eigene Arbeit.

Florian Hoffmann
Wir sind stolz auf die Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Doch nicht für alle Mitarbeitenden ist der direkte Mehrwert unserer Produkte sofort greif- und sichtbar, etwa in der Buchhaltung. Offene Raumkonzepte helfen hier enorm. Zudem laden wir regelmäßig Ärzt:innen und Fachleute ein, die erklären, wie unsere Produkte Behandlungen verbessern und Leben retten. Alle Mitarbeitenden können daran teilnehmen und gewinnen so ein viel tieferes Verständnis für unsere Arbeit.

Nina Eisenbrand
Raumgestaltung wird damit auch zu einem Kommunikationsmittel, das intern wie extern wirkt. Das stiftet Identität auf eine Weise, die sich mit Strukturen allein nicht herstellen lässt.

Sven Bietau 
Absolut, das ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ähnlich wie beim FC Bayern, wo alle Mitarbeitenden – vom Platzwart bis zur Sekretärin – am Erfolg beteiligt sind, gilt auch bei BRAINLAB: Alle sollen ein gemeinsames Ziel spüren. Das Büro allein bewirkt das nicht, doch Räume wie das Gym, die Restaurants oder andere ‚„Third Spaces“ schaffen den Rahmen, in dem Motivation und Zusammenarbeit entstehen können.

Florian Hoffmann
Wir setzen seit jeher auf Zusatzangebote und sinnstiftende Initiativen, die Kreativität, Austausch und Inspiration fördern. Dazu zählen unsere sogenannten  „Innovation Talks“, die live gestreamt werden, ebenso wie die Kooperationen mit der Bayerischen Staatsoper und den Münchener Philharmonikern: Allein in diesem Jahr fanden sieben bis neun gemeinsame Konzerte statt, ergänzt durch wechselnde Kunstausstellungen im Atrium.

Im Oktober 2025 ist im Atrium die Ausstellung ROOTED – Brasilianische Künstlerinnen zu sehen, die sich mit dem Thema Wurzeln und Verwurzelung auseinandersetzt. 16 zeitgenössische Künstlerinnen verdeutlichen, wie eng Mensch und Natur verbunden sind. Zugleich knüpfen sie an den „Tropischen Expressionismus“ an, den die einflussreiche brasilianische Malerin Tarsila do Amaral zu ihren Lebzeiten geprägt hat. Unsere Ausstellungen wechseln etwa zweimal im Jahr, begleitet von Führungen für Mitarbeitende und externe Gäste, und sind jeden Freitag nach vorheriger Terminbuchung geöffnet. Auf diese Weise wird das Atrium nicht nur optisch aufgewertet, sondern auch zu einem Ort der Inspiration und Begegnung.

Sven Bietau 
Ein Raum bietet den emotionalen Rahmen, doch er entfaltet sein Potenzial nur, wenn er aktiv genutzt wird. Ähnlich wie ein Spielfeld: Ohne Spiel, Regeln und Engagement bleibt es leer. Damit Räume wirklich lebendig werden, braucht es Ideen und gemeinsames Handeln. Die Frage „Wie arbeiten wir zusammen?“ ist deshalb kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Nina Eisenbrand
Solche Zusatzangebote erfordern Investitionen. Wie lässt sich ihr Erfolg messen?

Florian Hoffmann
Eine direkte Relation zum Umsatz lässt sich nur schwer zeigen. Für uns geht es jedoch in erster Linie um die Förderung von Kreativität und Innovation sowie um Sichtbarkeit und Employer Branding, gerade am Standort München. Es ist für Mitarbeitende schlicht attraktiv, hier zu arbeiten – nicht zuletzt durch toll organisierte Events wie Weihnachtskonzerte oder Family-&-Friends-Sommerfeste.

Nina Eisenbrand
Lässt sich der Erfolg auch anderweitig ablesen, zum Beispiel an der Mitarbeiterbindung?

Florian Hoffmann
Definitiv. Viele Kolleg:innen bleiben lange bei uns, deshalb haben wir ein Programm zur Ehrung von 15-, 20-, 25- und sogar 30-jährigen BRAINLAB-Jubiläen eingeführt.

Nina Eisenbrand
Wie hoch ist bei euch die durchschnittliche Fluktuation?

Florian Hoffmann
Ohne eine exakte Zahl nennen zu können, kann ich sagen, dass unsere Fluktuation deutlich unter dem Branchendurchschnitt liegt. Etwas Wechsel ist wichtig, um neue Impulse zu bekommen, aber insbesondere für die Entwicklungsabteilungen ist eine stabile Mannschaft entscheidend: Die Einarbeitung dort ist komplex und zeitintensiv. Wenn Mitarbeitende nach ein bis drei Jahren wieder gehen, wird es teuer. Dass unsere Kolleg:innen aber gern zu Konzerten kommen, Ausstellungen besuchen und ihre Familien zum Mittagessen mitbringen, zeigt uns: Das Engagement lohnt sich, auch wenn es sich nicht direkt in Zahlen messen lässt.

Sven Bietau 
Am Ende geht es darum, sich bewusst zu machen, welche Investitionen man tätigen möchte und was einem wirklich sinnvoll erscheint. Wir verbringen so viel Zeit im Büro, dass sich zwangsläufig die Frage stellt: „Wie will ich leben?“ Die Antwort darauf spiegelt sich in der Architektur, im Umgang mit den Mitarbeitenden und im gesamten Arbeitsumfeld wider. Es ist ein kultureller Aspekt, der sich nicht immer in klassischen Kennzahlen abbilden lässt.

Florian Hoffmann
Es geht auch darum, der sozialen Verantwortung eines Unternehmens unserer Größe gerecht zu werden. Unsere Kooperationen im Rahmen des Kulturprogramms umfassen daher nicht nur die Bereitstellung von Räumen, sondern auch Investitionen in Künstler:innen und Projekte. Den wirtschaftlichen Erfolg zu nutzen, um solche kulturellen Themen zu fördern, finde ich besonders spannend.

Sven Bietau 
Letztlich geht es darum, Identität und emotionale Bindung zu schaffen. Wer das erreicht, steigert automatisch die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden.

Nina Eisenbrand
Wie schafft man es, dass ein Gefühl von Identifikation über den Hauptstandort hinauswirkt und sich die Mitarbeitenden überall zu Hause fühlen?

Florian Hoffmann
Mittlerweile haben wir weitere Standorte nach demselben Muster aufgebaut – etwa das gegenüber unserem Headquarter liegende Konrad-Büro. Decken, Böden, Bürogrößen und Möbel wurden bewusst übernommen, weil das erprobte Konzept funktioniert und zugleich Zeit sowie Kosten spart. Und ja: Ob in Singapur, im Wrigley Building in Chicago oder im Konrad-Büro – man merkt sofort, dass es BRAINLAB ist. Die Einrichtung kann variieren, Details sind teilweise anders gestaltet, doch der  Wiedererkennungswert ist hoch.

Nina Eisenbrand
Wie überprüft ihr eure eigenen Konzepte im Laufe der Zeit? Woran erkennt ihr, ob etwas nicht funktioniert?

Florian Hoffmann
Das merkt man in der Regel sehr schnell, etwa an der Menge der eingehenden E-Mails zu Facility-Themen. Aktuell sehe ich allerdings nichts, was wir in den nächsten fünf Jahren grundlegend ändern müssten. Wir haben zwar zusätzliche Flächen übernommen, die ursprünglich nicht eingeplant waren, aber übermäßige Nachverdichtungen oder Cubicles wird es bei uns nicht geben. Stattdessen denken wir über digitale Tools zur Zusammenarbeit oder eine moderate Flexibilisierung innerhalb der Teams nach. Das würde bedeuten: Wer mehr als drei Tage pro Woche im Büro arbeitet, hat weiterhin einen festen Platz. Für Teilzeitkräfte könnte künftig ein Arbeitsplatz-Sharing sinnvoll sein, um die Flächen effizienter zu nutzen.

Nina Eisenbrand
Teamzugehörigkeit ist ein spannender Aspekt. Wir haben ähnliche Konzepte umgesetzt – mit klar zugeordneten Teamflächen, was dem klassischen Flex-Office bewusst widerspricht.

Sven Bietau 
Bei CSMM ist das ein klarer Ansatz. In München arbeiten Kolleg:innen aus Architektur, Beratung, Administration und Marketing eng zusammen – bewusst durchmischt und mit dem Kaffeetresen als zentralem Treffpunkt. Die entscheidende Frage lautet: Nutzt man Flex-Desk, um Fläche oder Kosten zu sparen? Unsere Antwort ist eindeutig: nein. Personalkosten machen den weitaus größten Anteil an Ausgaben aus, sie liegen bei circa 80 Prozent, während Mieten nur einen Bruchteil davon ausmachen und alle übrigen Kosten noch geringer sind. Will man also wirklich an diesem kleinen Teil sparen – oder nicht vielmehr in die Mitarbeitenden investieren, die den größten Wert schaffen? Genau darin liegt für uns der Erfolgsfaktor – und zugleich der größte Hebel für den Erfolg. Die Zukunft sehen wir in nutzerzentrierten, identitätsstiftenden Arbeitswelten. Ob ein Arbeitsplatz fest zugeordnet ist, hängt letztlich von der Unternehmenskultur ab.

Florian Hoffmann
Jede Abteilung hat unterschiedliche Anforderungen: Softwareentwickler:innen benötigen weniger Fläche, Teams, die an Hardware arbeiten deutlich mehr. Unser Headquarter unterstützt diese Vielfalt perfekt. Innerhalb von drei Tagen lassen sich ganze Bereiche im Gebäude umstrukturieren. Dafür wurden sogar eigene Kamerahalterungen für unsere Navigations-Systeme entwickelt, um maximale Flexibilität an den Arbeitsplätzen zu ermöglichen. In den vergangenen sieben bis acht Jahren gab es bereits fünf- oder sechsmal Umzüge von Teams innerhalb des Gebäudes. Dass die vier Stockwerke einheitlich gestaltet sind, hat sich dabei als klarer Vorteil erwiesen: Bei großen Projekten finden sich alle sofort zurecht und Möbel oder Ausstattung können problemlos nachbestellt werden.

Sven Bietau 
Wir sagen immer: Büros werden zu Plattformen für Begegnung, Lernen und Co-Creation – weg vom klassischen Arbeitsplatz hin zum Arbeitsort.

Florian Hoffmann
Absolut. Der Fokus liegt nicht auf monotonem Abarbeiten, sondern auf Ideenentwicklung, Austausch und kollaborativer Arbeit. Agile Methoden ermöglichen Sprints, Retrospektiven und kontinuierliche Verbesserungen. Ein einzelnes Team kann ein Produkt nicht allein entwickeln: Zusammenarbeit ist entscheidend.

Nina Eisenbrand
Zum Abschluss die Frage: Wie steht ihr zur These „Homeoffice kills innovation“?

Sven Bietau 
Homeoffice hat ohne Zweifel viele Vorteile – von mehr Flexibilität über größere Selbstorganisation bis hin zu besseren Möglichkeiten der Vereinbarkeit. Gleichzeitig zeigt sich: Innovation braucht physische Nähe. Der direkte Austausch im Büro ermöglicht spontane Ideen, Feedback, sozialen Kontakt und praxisnahes Lernen – insbesondere für junge Mitarbeitende. Fehlt diese Nähe, wird der Job schnell austauschbar, die Bindung zum Unternehmen schwächer und Wissenstransfer deutlich erschwert.

Florian Hoffmann
Deshalb setzen wir auf ein Modell, das überwiegende Büroarbeit mit gezielten Mehrwerten wie gemeinsamen Mittagessen oder interdisziplinärer Zusammenarbeit verbindet. Strukturierte Präsenzregelungen stärken Innovation, Identität, Zusammenhalt und Integration. Homeoffice allein löst die Herausforderungen nicht – und 100-Prozent-Remote-Arbeit ist nach unseren Erfahrungen der letzten Jahre weder praktikabel noch wünschenswert.

Nina Eisenbrand
Vielen Dank für das aufschlussreiche nette Gespräch und die wertvollen Einblicke!